Entregado por su documento01
Un documento cuenta como entregado cuando llega una subida para él, no por subir cualquier cosa al portal. Si te llegó por otro lado, lo marcas «Ya lo tengo»; si este trimestre no aplica, «No hace falta».
Gestorías · Portal del cliente Pide la documentación una vez.
Pide la documentación una vez.
El portal la recoge.
El despacho pide a uno o a muchos clientes lo que necesita para el cierre del trimestre, la renta o el alta. Cada cliente recibe un correo con la marca del despacho y un enlace a su portal, sube cada documento en su sitio y los recordatorios salen solos mientras falte algo.
Tu cliente no necesita cuenta ni contraseña. Abre el enlace de su portal, ve qué le falta y para cuándo, lo sube y te escribe desde el mismo sitio.
Una solicitud, de principio a fin.
- Elegir
A un cliente o a toda la cartera
«Pedir documentación» está en la ficha del cliente, en cada fila de la cartera y en lote: eliges los clientes y la misma solicitud sale a todos.
- Pedir
Plantilla o a mano
«Cierre trimestral», «Renta» o «Alta de cliente» rellenan título, plazo y documentos. También puedes escribirlos tú, por tipo: facturas, extracto bancario, nóminas, modelo de otra administración y otro. Con periodo, fecha límite y responsable.
- Avisar
Un correo con la marca del despacho
Lleva la lista de lo que falta y un enlace a su portal, con el logo y el color del despacho, y su marca blanca si la tiene. En un lote grande, los 20 primeros correos salen al momento y el resto en los minutos siguientes.
- Subir
Cada documento en su sitio
En su portal, el cliente ve la lista y sube un fichero por documento, desde el navegador del móvil o del ordenador. Lo que sube entra en el buzón del despacho.
- Recordar
Mientras falte algo
De serie, el recordatorio sale 3 días antes, el mismo día y a los 3, 7 y 14 días de la fecha límite, y solo pide lo que falta. Cuando está todo, la solicitud se cierra sola.
Scroll
Tres plantillas para empezar.
Rellenan la solicitud con un clic. Antes de enviarla puedes quitar documentos, añadir otros y cambiar la fecha.
| Plantilla | Plazo de serie | Qué pide |
|---|---|---|
| Cierre trimestral | 10 días |
|
| Renta | 21 días |
|
| Alta de cliente | 7 días |
|
Lo que decide que algo está entregado.
Un rechazo lo vuelve a pedir02
Si rechazas lo que subió, ese documento vuelve a su lista como pendiente, la solicitud se reabre y el siguiente recordatorio lo pide otra vez.
Nunca dos correos el mismo día03
Ni con la solicitud cerrada, pausada o sin nada pendiente. Cada solicitud tiene un tope de recordatorios: 5 de serie, hasta 10. Puedes pausar los de una solicitud, recordar a mano o cambiar los días para todo el despacho.
Los cargos sin justificante, en la misma lista04
Los cargos del banco de un cliente que no tienen factura se convierten en documentos de una solicitud automática. Se buscan cada semana, y cada uno se da por entregado cuando el cargo queda justificado.
El portal, por dentro Cuatro pestañas.
Cuatro pestañas.
Ninguna contraseña.
El mismo enlace sirve para todo. El portal enseña solo la empresa de ese cliente y nada del resto de la cartera.
Lo que te piden Cada solicitud abierta, con su fecha límite y el estado de cada documento: pendiente, entregado o no hace falta. Debajo, las solicitudes anteriores. 
Mensajes El hilo con el despacho, el mismo que el despacho ve en la ficha del cliente. Cada mensaje admite hasta cinco adjuntos. 
Subir otros Lo que nadie ha pedido todavía. PDF o imagen (JPG, PNG, WEBP o HEIC) de hasta 20 MB por fichero. 
Presentado Los modelos que el despacho ha presentado por esa empresa, con la fecha de presentación. Un hilo
por cliente.
Despacho y cliente hablan en un hilo que está en la ficha del cliente y en su portal. Lo que el cliente adjunta entra en el buzón del despacho, y en la ficha puedes mencionar a un compañero que lleve a ese cliente.
Cada mensaje nuevo avisa por correo a la otra parte. El aviso al cliente sale con la marca del despacho.
Un enlace por cliente, y lo controla el despacho.
- Cada cliente tiene un solo enlace activo a su portal.
- En la base de datos se guarda su huella SHA-256, no el enlace.
- Rotarlo o desactivarlo invalida los anteriores, también los de los correos ya enviados.
- Los correos llevan un enlace firmado que caduca a los 30 días.
- Cada enlace solo ve la empresa de ese cliente.
Lo das de alta tú o
te da permiso.
Creada por tu gestoría
Das de alta la empresa del cliente desde el despacho, una a una o importando la cartera. Cada una conserva su organización y puedes invitar después a su titular.
Ver el alta de clientes →Vinculada con su permiso
Si el cliente ya tiene su cuenta y te invitó, le pides llevarlo en tu cartera. Lo acepta o lo rechaza desde su panel, y la solicitud caduca a los 14 días. Si acepta, el despacho entra con el acceso que ya te había dado, nunca como propietario ni administrador.
En su configuración ve qué gestoría le lleva y con qué acceso, y lo revoca con un clic, sin pedir permiso a nadie.
Cómo te invita tu cliente →El portal, sin letra pequeña.
Lo que pregunta un despacho antes de mandar la primera solicitud.
¿Mi cliente necesita una cuenta en Cofactu para usar el portal?
No. Entra con el enlace de su portal, sin usuario ni contraseña: ve lo que le pides, sube los documentos, te escribe y consulta los modelos presentados. Si además quiere entrar en Cofactu, el despacho puede invitarle a su empresa.
¿Qué pasa si sube un documento que no es?
Lo rechazas desde el buzón. Ese documento vuelve a su lista como pendiente, la solicitud se reabre y el siguiente recordatorio se lo vuelve a pedir.
¿Puedo cambiar cuándo salen los recordatorios?
Sí. De serie salen 3 días antes, el mismo día y a los 3, 7 y 14 días de la fecha límite, con un tope de 5 por solicitud. El despacho elige los días (desde 30 antes hasta 60 después), sube el tope hasta 10 o los pausa todos; y en cada solicitud puedes pausarlos o mandar uno a mano. Nunca salen dos correos el mismo día.
¿Puedo pedir lo mismo a toda la cartera a la vez?
Sí. Desde la cartera eliges los clientes, la plantilla y la fecha, y la solicitud sale a todos. Los 20 primeros correos se envían al momento y el resto en los minutos siguientes; cada cliente ve solo la suya.
¿Quién del despacho ve las solicitudes y los mensajes de un cliente?
Quien tiene acceso a ese cliente. Si el despacho reparte la cartera por personas, cada una ve solo los suyos, y una mención solo avisa a compañeros que pueden ver a ese cliente.
¿Los mensajes son un chat en directo?
No. La ficha y el portal se actualizan solos cada poco y la otra parte recibe un aviso por correo, como mucho uno cada 10 minutos por conversación, para que un intercambio rápido no se convierta en una ráfaga de correos.
Mi cliente ya usa Cofactu con su propia cuenta. ¿Puedo llevarlo en la cartera?
Sí, si te dio acceso. Le pides llevarlo y él lo acepta o lo rechaza desde su panel; la solicitud caduca a los 14 días. Si acepta, el despacho entra con el mismo acceso que ya tenías, nunca como propietario ni administrador, y él puede revocarlo cuando quiera.