En Cofactu nos tomamos en serio la privacidad de nuestros usuarios. Esta política describe qué datos recogemos, cómo los usamos y qué derechos tienes sobre ellos, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
1. Responsable del tratamiento
Codificado SL (Sociedad Unipersonal), CIF B75761601, con domicilio social en Paseo de la Castellana 194, 28046 Madrid (España). Email: legal@cofactu.com
2. Datos que recogemos
- Datos de cuenta: nombre, email, contraseña hasheada.
- Datos fiscales: NIF, razón social, dirección, datos de tus clientes y facturas. Necesarios para el cumplimiento de la normativa VeriFactu.
- Datos de pago: gestionados por Stripe (no almacenamos números de tarjeta).
- Datos de uso: logs técnicos, eventos de producto vía PostHog (con tu consentimiento explícito), errores vía Sentry.
- Datos laborales (solo si usas los módulos de nóminas y personal): datos identificativos de tus empleados, retribuciones, retenciones, jornada y ausencias. Algunas ausencias revelan datos de salud (incapacidad temporal, maternidad o paternidad) y determinados conceptos de nómina pueden revelar afiliación sindical: son categorías especiales del art. 9 RGPD y las tratamos únicamente por cuenta tuya, en tu condición de empleador, para gestionar la relación laboral y cumplir tus obligaciones.
3. Finalidades, bases jurídicas y plazos
Cada finalidad se apoya en su propia base jurídica del art. 6 RGPD y tiene su plazo de conservación:
| Finalidad | Base jurídica | Plazo de conservación |
|---|---|---|
| Prestación del servicio (cuenta, facturación, contabilidad, módulos contratados) | Ejecución de contrato (art. 6.1.b) | Vigencia de la cuenta; tras la baja, supresión o bloqueo según la categoría (ver abajo) |
| Emisión y remisión de registros de facturación a la AEAT; conservación de facturas y libros | Obligación legal (art. 6.1.c — LGT, RD 1007/2023) | Plazos tributarios y mercantiles: 4 años de prescripción (art. 66 LGT) y 6 años de conservación mercantil (art. 30 CCom) |
| Gestión de nóminas y personal (si activas el módulo, por cuenta del empleador) | Ejecución de contrato + obligación legal del empleador | Los plazos laborales y de Seguridad Social aplicables al empleador |
| Comunicaciones de servicio (soporte, avisos operativos, notificaciones de la cuenta) | Ejecución de contrato (art. 6.1.b) | Vigencia de la cuenta + 1 año |
| Seguridad de la plataforma: logs técnicos, prevención de abuso y fraude, auditoría de accesos | Interés legítimo (art. 6.1.f): mantener el servicio seguro para todos los clientes. Ponderación disponible bajo petición | Logs técnicos: 12 meses; registros de auditoría: vigencia de la cuenta |
| Monitorización de errores (Sentry) | Interés legítimo (art. 6.1.f): detectar y corregir fallos del software | 90 días |
| Analítica de producto (PostHog) | Consentimiento (art. 6.1.a) — solo si aceptas las cookies de analítica; retirable en cualquier momento | Hasta la retirada del consentimiento; datos de eventos, máximo 12 meses |
| Facturación de Codificado SL al cliente (nuestras propias facturas) | Obligación legal (art. 6.1.c) | Plazos fiscales y mercantiles propios de Codificado SL |
4. Conservación tras la baja
- Datos con obligación de conservación del cliente (facturas, registros VeriFactu, libros): se conservan bloqueados durante los plazos tributarios y mercantiles, o se devuelven/suprimen conforme al DPA cuando el cliente es responsable de datos de terceros.
- Datos de cuenta: se eliminan a petición del usuario o tras 24 meses de inactividad, previo aviso por email.
- Archivo bloqueado (art. 32 LOPDGDD): los datos suprimidos quedan bloqueados, con acceso restringido, solo a disposición de jueces, tribunales y administraciones públicas durante los plazos de prescripción, y se destruyen después.
5. Destinatarios
Compartimos datos con los siguientes encargados del tratamiento, a los que exigimos garantías suficientes conforme al art. 28 RGPD. Los marcados como opcionales solo intervienen si activas la función correspondiente:
Infraestructura
- Cloudflare — hosting, red de distribución, almacenamiento de archivos y protección frente a abuso (UE). Desde agosto de 2026 opera además el servicio que transmite los registros de facturación a la AEAT, por lo que trata el contenido de la factura y, cuando usas tu propio certificado digital, el certificado durante el envío
- Neon — base de datos PostgreSQL (UE, región eu-central-1, Fráncfort)
- Sentry — monitorización de errores
- PostHog — analítica de producto (UE, solo con tu consentimiento)
Comunicaciones y pagos
- Stripe — procesamiento de pagos
- Resend — envío de emails transaccionales
- Twilio — envío de SMS y mensajes de WhatsApp (cuenta con residencia de datos en Irlanda) — opcional
Inteligencia artificial (asistente y lectura automática de documentos)
- Google (Gemini API) — modelo de lenguaje
- Voyage AI — indexación de la base de conocimiento fiscal; recibe únicamente el texto de la consulta
Funciones que activas tú
- Google Wallet — emisión de tarjetas de fidelización digitales, si tu negocio las ofrece — opcional
- Integraciones de terceros (Sage, Holded, Microsoft, Google y similares) — cuando conectas una de estas cuentas, los datos que decidas sincronizar se envían a ese proveedor siguiendo tu instrucción — opcional
Administración
- AEAT — envío de registros de facturación y declaraciones (obligación legal)
Cuando actúas como responsable de datos de terceros (p. ej. gestorías que gestionan a sus clientes), el tratamiento se rige además por nuestro contrato de encargo de tratamiento (DPA), cuyo anexo mantiene la lista vigente de subencargados.
6. Qué datos recibe la inteligencia artificial
El asistente y la lectura automática de documentos (OCR) envían al proveedor de IA la información necesaria para resolver cada petición. Eso incluye el texto de tu consulta, el resultado de las búsquedas que el asistente hace en tus propios datos (nombres y NIF de clientes y proveedores, importes, vencimientos, saldos), el contenido de los documentos que subes o que llegan a tu buzón de gastos y, si usas el módulo de nóminas, los datos del recibo de salario, incluidos el nombre y el NIF del empleado y sus importes.
Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y, conforme a sus condiciones para clientes de API de pago, no utilizan estos datos para entrenar sus modelos. El asistente y el OCR son funciones opcionales: si no las usas, no se envía nada a estos proveedores.
7. Transferencias internacionales
El alojamiento y la base de datos se ubican en la Unión Europea. Algunos encargados (Stripe, Resend, Sentry, Google y Voyage AI) pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo; en tal caso, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación o en las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) de la Comisión Europea, con las medidas complementarias que procedan.
8. Derechos del usuario
Tienes derecho a acceder, rectificar, suprimir, oponerte, limitar el tratamiento, portar tus datos y retirar el consentimiento. Para ejercerlos, escribe a privacidad@cofactu.com desde el email de tu cuenta. No hace falta que aportes documentación de identidad: solo te la pediremos si existen dudas razonables sobre tu identidad, y en ese caso únicamente la mínima imprescindible para resolverlas (criterio de la AEPD).
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
9. Cookies
Ver nuestra Política de cookies.
10. Documentos de transporte firmados o recibidos a través de Cofactu
Si firmas una carta de porte electrónica (e-CMR) o un justificante de entrega (POD) generado con Cofactu, la empresa que emite el documento es la responsable del tratamiento y Codificado SL actúa como encargada por cuenta de esa empresa. Antes de firmar se muestra un aviso específico con la identidad del responsable, la finalidad, la base jurídica y cómo ejercer tus derechos.
La identidad y la evidencia técnica de firma se usan para documentar el transporte y acreditar la integridad del documento, sobre la base de la ejecución del contrato cuando el firmante sea personalmente parte o del interés legítimo de las partes en probar la operación. No se pide consentimiento para este tratamiento. La firma manuscrita de un POD se conserva como imagen de conformidad: Cofactu no extrae su dinámica ni crea una plantilla biométrica.
Las cartas e-CMR y su expediente se conservan durante el plazo mercantil aplicable, normalmente seis años. Los POD independientes se conservan 24 meses y, si respaldan un e-CMR, heredan su plazo de seis años. El acceso público al PDF del POD caduca a los doce meses; las fotografías y la ubicación permanecen privadas. Para ejercer tus derechos, contacta con la empresa emisora. Si no sabes cuál es, escribe a privacidad@cofactu.com y te ayudaremos a identificarla.
11. Documento electrónico de control del transporte (DeCA)
Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control que acompaña a cada transporte de mercancías por carretera debe ser electrónico (Resolución de la Dirección General de Transporte por Carretera de 5 de junio de 2026; Orden FOM/2861/2012). Cuando un cliente de Cofactu emite un DeCA, esa empresa es la responsable del tratamiento y Codificado SL actúa como encargada por su cuenta.
Qué datos contiene. Los del artículo 6 de la Orden: identificación y NIF del cargador contractual y del transportista efectivo, domicilio del cargador, fecha del transporte, matrículas, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía y, solo en la hoja de ruta de viajeros, la identificación del conductor. Los aporta el cliente que emite el documento.
Finalidad y base jurídica. Generar el documento exigido por la normativa de transporte y ponerlo a disposición de la inspección y de la otra parte del contrato. La base es el cumplimiento de una obligación legal de la empresa emisora (art. 6.1.c RGPD). No se pide consentimiento.
Destinatarios. La normativa exige que el documento pueda descargarse directamente, sin iniciar sesión, mediante un enlace único que se muestra en el PDF y en un código QR. Ese enlace se facilita al conductor y a la otra parte del contrato y puede presentarse a la inspección de transporte en carretera. Cualquier persona que disponga del enlace puede descargar el documento mientras esté activo; por eso el enlace se protege con un identificador aleatorio de alta entropía, no se indexa en buscadores y su uso se limita frente a barridos automatizados. El historial de descargas registra únicamente la fecha, el documento y su versión: ni la dirección IP ni el navegador. Con una finalidad distinta —frenar la descarga automatizada masiva de documentos— se trata temporalmente la dirección IP de quien solicita, que se conserva como máximo diez minutos desde su última solicitud y no se asocia al historial anterior.
Conservación. La normativa fija un mínimo: el art. 9 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a conservar el documento al menos un año, disponible para la Inspección de Transporte Terrestre. Sobre ese mínimo, Cofactu aplica su propia política de custodia: conserva el expediente completo —con todas sus versiones— durante doce meses contados desde la fecha posterior entre la emisión de su última versión y la finalización efectiva del transporte. Cumplido ese plazo, el documento se elimina. Ese plazo se cumple también si la cuenta o la empresa emisora se dan de baja, porque el documento contiene datos de la otra parte y ambas deben poder acreditarlo ante la inspección. La disponibilidad del enlace público es independiente de la conservación del fichero: la normativa permite desactivar la descarga siete días después de finalizar el servicio, y Codificado SL puede sustituir o desactivar un enlace por motivos de seguridad o de cumplimiento sin que ello afecte a la conservación del documento. El registro de descargas se conserva doce meses.
Tus derechos. Puedes ejercerlos ante la empresa emisora; si no sabes cuál es, escribe a privacidad@cofactu.com y te ayudaremos a identificarla. Las solicitudes de supresión se atienden conforme a la normativa aplicable. Cuando resulte necesario conservar determinados datos por una obligación legal o para la defensa de reclamaciones, se informará de los datos afectados, del motivo y del plazo o criterio de conservación (art. 17.3.b RGPD); esa necesidad se valora caso por caso y no impide suprimir el resto.