Compliance
Digitaliza tus facturas sin que la AEAT te las tumbe
Foto o PDF, OCR, deducción y conservación: qué admite Hacienda, qué papel puedes tirar y qué no, y cómo lo hace Cofactu.
Respuesta directa
Antes de empezar.
Qué vas a resolver.
Sí, puedes digitalizar tus facturas de gastos con el móvil o subiendo el PDF y usarlas para tu contabilidad y para deducir el IVA y el gasto. El reglamento de facturación (artículo 20 del Real Decreto 1619/2012) admite conservar las facturas por cualquier medio, en papel o electrónico, siempre que garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad, y que la Administración pueda acceder a ellas sin demora.
Lo que un OCR normal NO te permite es destruir el original en papel. Para prescindir del papel hace falta digitalización certificada: un proceso con software homologado por la AEAT (artículo 7 de la Orden EHA/962/2007) que produce una imagen fiel firmada electrónicamente y organizada en una base de datos con garantías. Cofactu no es un software de digitalización certificada y no lo presenta como tal: su OCR lee la factura, extrae los datos y conserva el fichero que subiste junto al gasto.
La buena noticia es que hoy la mayoría de facturas ya llega en PDF, y un PDF recibido por email es el original electrónico: no hay papel que guardar. El problema del papel queda reducido a tickets y a proveedores pequeños, y esta guía te dice qué hacer con cada caso.
Procedimiento
Hazlo en orden.
Abre solo el paso que toca.
6 pasos para revisar, emitir y dejar el documento listo sin leer una guía entera de una vez.
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01 Distingue original electrónico y original en papel
Paso 01: Distingue original electrónico y original en papel
Es la decisión que condiciona todo lo demás. Si la factura te llegó por email como PDF (o la descargaste del portal del proveedor), ese fichero ES el original: consérvalo tal cual, sin imprimirlo ni volver a escanearlo. Si te la entregaron en papel, la foto o el escaneo que hagas es una copia útil para trabajar, pero el original sigue siendo el papel y debes conservarlo mientras dure el plazo.
- PDF por email o portal del proveedor → original electrónico, se guarda el fichero.
- Papel entregado en mano o por correo → la foto es copia; el papel se conserva.
- Factura electrónica estructurada (Facturae, XML) → el original es el fichero, no su PDF de cortesía.
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02 Sube la factura a Gastos
Paso 02: Sube la factura a Gastos
En Gastos → Nuevo, arrastra el PDF o haz la foto desde el móvil. Lucía, el asistente de Cofactu, lee el documento y rellena proveedor, NIF, número, fecha, base, tipo de IVA, cuota y total. Si tienes muchas acumuladas, Gastos → Importar admite hasta 200 facturas de golpe y las procesa en lote.
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03 Revisa lo que ha leído el OCR antes de guardar
Paso 03: Revisa lo que ha leído el OCR antes de guardar
El OCR es un asistente, no un notario. Antes de guardar, comprueba tres cosas: que el NIF del proveedor coincide con el impreso, que la fecha es la de expedición (no la del pago) y que las cuotas de IVA cuadran por tipo. Cofactu marca en ámbar los campos con menos confianza para que empieces por ahí.
- NIF del proveedor: un dígito mal leído acaba en un 347 que no cuadra con el suyo.
- Fecha de expedición: fija el trimestre en el que deduces el IVA.
- Base y cuota por tipo (21 %, 10 %, 4 %): el 303 se agrega desde aquí.
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04 Comprueba que el gasto es deducible
Paso 04: Comprueba que el gasto es deducible
Digitalizar bien no convierte en deducible lo que no lo es. Para deducir el IVA necesitas una factura completa a tu nombre, que el gasto esté afecto a la actividad y que lo registres en el libro de facturas recibidas. Para el gasto en IRPF o Sociedades se exige además que esté contabilizado y justificado. Cofactu clasifica el gasto y lo lleva al libro de IVA y al 303 del trimestre correspondiente.
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05 Conserva el original el tiempo que toca
Paso 05: Conserva el original el tiempo que toca
El plazo fiscal general es de 4 años desde que termina el plazo de presentación del impuesto (prescripción, artículo 66 de la Ley General Tributaria); el mercantil, 6 años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio). Para bienes de inversión que regularizas durante varios años, el plazo se alarga. Cofactu guarda el PDF o la foto que subiste adjunto al gasto, en almacenamiento europeo, y lo incluye en la exportación completa y en el paquete trimestral para tu gestor.
- 4 años: plazo de prescripción fiscal, contado desde el fin del periodo voluntario de la declaración.
- 6 años: obligación mercantil de conservar libros y justificantes.
- Bienes de inversión: mientras dure la regularización (hasta 9 años en inmuebles) más la prescripción.
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06 Si quieres tirar el papel: digitalización certificada
Paso 06: Si quieres tirar el papel: digitalización certificada
Solo la digitalización certificada permite prescindir de los originales en papel. Requiere un software homologado por la AEAT (la sede publica la lista de los homologados), que cada imagen se firme electrónicamente en el momento de digitalizar y que se conserve en una base de datos documental con los metadatos exigidos. Cofactu no está homologado para esto. Si el volumen de papel te lo justifica, contrata un servicio de digitalización certificada y sube a Cofactu el PDF resultante: el gasto se registra igual y el papel deja de ser tu problema.
Preguntas frecuentes
Las dudas que aparecen
al ponerlo en práctica.
01¿Cofactu es un software de digitalización certificada homologado por la AEAT?
No. Cofactu usa OCR para leer tus facturas y registrarlas como gastos, y conserva el fichero que subes. La digitalización certificada (Orden EHA/962/2007) es un proceso distinto, con software homologado, firma de cada imagen y base de datos documental, y es lo único que permite destruir los originales en papel. Si recibes una factura en PDF, no lo necesitas: el PDF ya es el original.
02¿Puedo deducir una factura de la que solo tengo una foto?
Sí, siempre que conserves el original en papel y la factura cumpla los requisitos (factura completa a tu nombre, gasto afecto a la actividad). La foto sirve para registrarla y para que Cofactu la lleve al libro de IVA y al 303; el original es lo que enseñarías en una comprobación.
03¿Vale la foto de un ticket de restaurante o gasolinera?
Para deducir el IVA, no: un ticket o factura simplificada sin tu NIF y domicilio no da derecho a deducción. Pide una factura completa en el momento (la mayoría de TPV la emiten al instante con tu NIF). Como justificante del gasto en IRPF, el ticket ayuda, pero la factura completa evita discusiones.
04¿Cuántos años tengo que guardar las facturas?
4 años a efectos fiscales (prescripción, artículo 66 LGT), 6 años a efectos mercantiles (artículo 30 del Código de Comercio) y, para bienes de inversión, mientras dure la regularización más la prescripción. Cofactu conserva los ficheros adjuntos al gasto sin caducidad mientras tengas cuenta, y puedes exportarlos íntegros cuando quieras.
05¿El OCR gasta créditos?
En el plan Free tienes 20 lecturas al mes. En Pro y Business el OCR consume la bolsa de créditos de IA del plan, compartida con Lucía, con aviso al 80 % y packs adicionales que no caducan si la agotas. Cada lectura cuesta lo mismo sea PDF o foto.
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