Prepara el DeCA
antes de que salga el camión.

Paso 01: Comprueba si el envío necesita documento de control

Empieza por el tipo de operación, no por el formato. La Orden FOM/2861/2012 regula el documento de control del transporte público de mercancías por carretera y exige formalizarlo por cada envío que materialice un contrato. La Resolución de 2026 recuerda que los transportes interiores están dentro de esta obligación; los internacionales usan la documentación prevista por los convenios aplicables.

• Hay exenciones expresas, entre otras, para mudanzas, vehículos accidentados o averiados transportados en vehículos especiales y determinados servicios de paquetería o reparto de pocos bultos manejables por una persona.
• Una carta de porte u otro documento puede servir como documento de control si contiene todos los datos exigidos y cumple el formato electrónico aplicable.

Paso 02: Distingue al cargador contractual del transportista efectivo

Son dos figuras que conviene separar desde el primer campo. El cargador contractual es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo; puede ser el propio cargador, otra empresa de transporte, una agencia, un transitario, un operador logístico u otro intermediario. El transportista efectivo es el titular de la autorización con la que se realiza materialmente el transporte.

• Para el cargador contractual: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Para el transportista efectivo: nombre o razón social y NIF.
• Si una misma empresa ocupa ambos papeles, conserva ambos campos explícitos: no los mezcles en una única etiqueta genérica.

Paso 03: Describe el envío que va a circular

Añade el lugar de origen y destino, la naturaleza de la mercancía y su peso. Estos datos se refieren al envío concreto, no a una descripción comercial genérica. Si no es posible conocer el peso exacto en el momento de la carga, la norma permite utilizar otra magnitud que lo determine.

• Usa un origen y destino identificables para la operación real, no solo la provincia cuando dispones de una dirección o instalación concreta.
• Describe la mercancía de modo que ayude a identificar qué se transporta durante el control.
• Incluye la autorización especial de circulación si el vehículo circula amparado por una.

Paso 04: Añade fecha y vehículo antes de emitir

El documento necesita la fecha de realización y la matrícula del vehículo utilizado. Cuando se trata de un conjunto articulado, incorpora la matrícula del tractor y la del semirremolque o remolque. Si el vehículo cambia una vez iniciado el transporte, la empresa de transporte debe dejar constancia en la documentación de control.

Paso 05: Genera un PDF nativo, no un escaneo

El archivo debe nacer de los datos del servicio dentro de la aplicación. La Resolución exige un PDF legible de un máximo de 5 MB, con fecha y hora de creación y de modificación como metadatos. Un escaneo de una hoja previamente impresa o una imagen digitalizada no cumple por sí solo este requisito.

• Revisa que el documento se pueda leer sin abrir una aplicación especial.
• Comprueba que los datos esenciales del envío estén en el PDF antes de compartirlo.
• Si corriges un dato, conserva el histórico y vuelve a generar una versión trazable en lugar de sustituir silenciosamente el documento original.

Paso 06: Comprueba el QR y la URL de descarga

Cada PDF debe incluir un código QR con la URL única y específica de ese documento. La aplicación también debe guardar el fichero en un repositorio disponible para descargarlo durante una inspección. El dominio del repositorio puede ser cualquiera; lo importante es que la dirección lleve al documento correcto y funcione en carretera.

• Abre la URL desde un móvil antes de que salga el vehículo.
• Evita enlaces que obliguen al agente o al conductor a iniciar sesión para descargar el PDF.
• Conserva la URL asociada al documento, no una dirección genérica a una carpeta o al panel de la cuenta.

Paso 07: Entrega la copia al conductor antes de salir

El transportista efectivo debe llevar a bordo el documento que acompaña a la mercancía. Para el DeCA electrónico, cuando una inspección lo solicite, el conductor presenta el documento con su QR o, en su defecto, el QR. Comparte el PDF o el código en el canal que el conductor pueda abrir de forma inmediata antes de iniciar el servicio.

Paso 08: Conserva el documento y su acceso durante un año

El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros electrónicos generados durante al menos un año. Pueden usar repositorios independientes; si el documento lo genera una de las partes, basta con que la otra pueda descargarlo durante ese periodo. No conviertas la entrega al conductor en el único lugar donde existe el archivo.