Guía de transporte · gestión operativa
Del servicio de transporte
al borrador de factura.
Trabaja con la documentación y la entrega dentro del mismo servicio. Revisa el precio, los costes y los datos fiscales antes de emitir la factura.
Respuesta directa
Antes de empezar.
Qué vas a resolver.
En Cofactu Logística, el servicio reúne al cliente, las partes del transporte, las paradas y la mercancía. Su ficha permite preparar documentos, seguir entregas e incidencias y revisar la economía de la operación. La emisión manual gratuita de DeCA es una tarea distinta de contratar esta gestión operativa.
Para crear una factura desde un servicio, debe estar completado, tener un cliente seleccionado y contar con al menos una entrega con su POD emitido. Cofactu crea un borrador que debes revisar antes de aprobar. Completar un transporte no equivale a emitir automáticamente su factura.
La guía sigue una operación sencilla. Si hay subcontratación, liquidaciones, varias entregas o mercancía con requisitos propios, revisa también las condiciones y herramientas aplicables a ese caso. Un flujo de gestión no sustituye la documentación específica que pueda necesitar el transporte.
Procedimiento
Hazlo en orden.
Abre solo el paso que toca.
7 pasos para revisar, emitir y dejar el documento listo sin leer una guía entera de una vez.
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01 Crea el servicio y selecciona el cliente
Paso 01: Crea el servicio y selecciona el cliente
Entra en Logística → Servicios y crea el servicio. Identifica al cliente que se facturará y revisa por separado al cargador contractual y al transportista efectivo. Aunque en una operación coincidan algunas partes, desempeñan funciones diferentes y no conviene deducir una de otra sin comprobarlo.
- Selecciona un cliente de la organización para poder preparar después la factura.
- Registra las referencias que te permitan localizar el encargo. Si el cliente cambia las instrucciones, conserva el contexto antes de modificar la operación.
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02 Revisa paradas, mercancía y planificación
Paso 02: Revisa paradas, mercancía y planificación
Añade los lugares de recogida y entrega, las fechas previstas y la mercancía. Revisa que las instrucciones correspondan a la parada correcta. Asigna los recursos de la operación según su disponibilidad y comprueba cómo recibirá el conductor la información del trabajo.
- La planificación operativa organiza servicios y asignaciones. No presupone optimización automática de rutas.
- Comprueba el alcance de mapas o integraciones que quieras utilizar antes de basar el servicio en ellos.
- Si el conductor accede mediante enlace, comprueba el destinatario y el contexto que va a recibir antes de compartirlo.
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03 Prepara el DeCA cuando corresponda
Paso 03: Prepara el DeCA cuando corresponda
Revisa si el transporte necesita documento de control administrativo y utiliza sus datos para preparar el DeCA. Comprueba partes, envío, fecha y vehículo antes de emitir. Abre el PDF resultante y facilita al conductor la copia necesaria antes de iniciar el servicio.
- El DeCA documenta el transporte y no sustituye su factura.
- Si el cargador ya proporciona el documento, comprueba sus datos y acceso antes de emitir otro por duplicado.
- Para distinguir DeCA, CMR y e-CMR, consulta la guía específica: no son nombres intercambiables para cualquier PDF.
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04 Registra la entrega y sus incidencias
Paso 04: Registra la entrega y sus incidencias
Durante el servicio, consulta sus hitos y registra las incidencias en su contexto. Al entregar, incorpora el justificante o POD con los datos que correspondan. Revisa cualquier reserva o diferencia respecto al encargo antes de dar por cerrada la operación.
- Un archivo adjunto y un POD emitido no son necesariamente el mismo estado. Comprueba el resultado que muestra la ficha.
- Si una parada se cancela, se omite o requiere reentrega, conserva esa información para revisar el precio y el cierre.
- El seguimiento informa del avance; por sí solo no demuestra la aceptación contractual de todas las condiciones.
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05 Comprueba el precio acordado y los costes
Paso 05: Comprueba el precio acordado y los costes
Abre la información económica y revisa el precio que se aplicará al cliente. Añade o comprueba los costes del servicio y consulta su margen. El resultado depende de los importes registrados: si falta un coste, una cifra positiva no demuestra la rentabilidad final de la operación.
- Comprueba la base y el IVA del precio acordado antes de llevarlos a la factura.
- Si trabajas con subcontratas, revisa el alcance de Logística Pro y el procedimiento de liquidación correspondiente.
- Distingue los importes previstos de los confirmados y los pagos realmente realizados.
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06 Completa el servicio y crea el borrador
Paso 06: Completa el servicio y crea el borrador
Cuando la operación esté completada, abre su apartado de facturación. Cofactu indica si falta seleccionar un cliente o emitir el POD de una entrega. Si hay precio acordado, se muestra para revisarlo; si no lo hay, puedes preparar los datos de facturación manualmente.
- Revisa las paradas omitidas, canceladas y las reservas al fijar el importe.
- Utiliza Crear borrador de factura y abre el resultado desde la ficha del servicio.
- Si ya existe una factura vinculada, consulta su estado antes de intentar generar otra.
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07 Revisa la factura y comparte el trabajo administrativo
Paso 07: Revisa la factura y comparte el trabajo administrativo
Comprueba el cliente, los conceptos, las fechas y los impuestos del borrador. Aprueba o emite la factura mediante el flujo habitual cuando esté revisada. Si trabajas con una gestoría, utiliza acceso autorizado a tu organización y acuerda qué tareas revisa cada parte.
- Un borrador conservado no acredita emisión fiscal, cobro ni contabilización definitiva.
- La gestión de una cartera desde el despacho tiene planes y permisos propios.
- Conserva la relación con el servicio para poder responder a una duda sobre el precio, la entrega o sus documentos sin reconstruir el encargo.
Preguntas frecuentes
Las dudas que aparecen
al ponerlo en práctica.
01¿Puedo facturar un servicio sin POD?
El flujo de factura desde el servicio exige que esté completado, tenga cliente seleccionado y al menos una entrega con POD emitido. La ficha muestra los requisitos que falten.
02¿La factura se envía al completar el transporte?
No. La acción crea un borrador. Debes revisar sus datos y continuar con el flujo de aprobación o emisión de facturas.
03¿El DeCA gratuito incluye toda esta gestión?
No. Free permite emisión manual ilimitada de DeCA. La operación descrita utiliza funciones de los planes Logística; consulta su alcance en Precios.
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